A empresa em que trabalho promove dois eventos anuais, um em Maio e outro em Outubro. Nossa equipe de TI é responsável pela concepção da infra estrutura de rede e de equipamentos para estas duas demandas.

São estruturas complexas, que precisam ser montadas em um curto espaço de tempo e oferecer uma confiabilidade compatível durante a semana que serão utilizadas intensivamente. O evento de Maio, tem uma infra reduzida, mas nem por isto menos complexa, pelo contrário, o público alvo deste são pesquisadores e comunidade acadêmica, portanto é necessário atender diversos requisitos nem tão simples.

Já em Outubro, nosso evento exige uma menor complexidade de projeto mas um trabalho maior, promovemos treinamentos e desta forma ficamos responsáveis por montar salas de aula, a quantidade de cabos, máquinas e outros equipamentos aumenta consideravelmente.

Esqueça o que aprendeu sobre cabeamento estruturado

Eu participo destas montagens há pelo menos 4 edições de ambos eventos, já desempenhei vários papéis - fui apenas para montagem e nao fiquei na semana do evento, já fui para montar e ministrar curso, já fui para ser coordenador da equipe técnica e no último fui como responsável pela TI do mesmo.

A oportunidade de participar deste processo é unica na minha opinião, várias competências são exercitadas por todos que estão engajados no objetivo, desde o Analista Júnior até o Gestor da equipe. Todos são peças importantes de uma engrenagem, que só vai funcionar se todas estiverem alinhadas e funcionando corretamente. Muitos dos conceitos e situações que passamos durante esta atividade pontual, podem ser trazidas para o dia dia, esta é a ideia central do artigo.

Vou explorar este assunto ao longo de alguns posts para evitar uma postagem muito longa, começo com uma visão macro do "Projeto Evento" e os assuntos que vamos abordar:

 1. Planejamento

O evento começa muito antes da data marcada, é preciso acionar diversas equipes, fornecedores, definir papéis, cronogramas e planejar muito bem a comunicação.

2. Negociação

Prazos, custos, demandas e exigências. Nem sempre podemos fazer tudo, e planejar um evento é um exercício de negociação. Esta parte foi particularmente interessante pois exercitei alguns conceitos do primeiro módulo do MBA na prática.

3. Comunicação

Um plano de comunicação para ser executado durante a fase de montagem do evento e durante o mesmo é de suma importância. A comunicação, ou a falta dela, pode decretar o sucesso ou falha de seu evento.

4. Criatividade

Formas de motivar a equipe, alternativas para os problemas, soluções para demandas urgentes. Com criatividade fica mais fácil.

5. Gestão de Equipes e Liderança

Conduzir um equipe multidisciplinar, com prazos apertados, muita adrenalina e com horários nem sempre confortáveis. É preciso motivar a equipe, manter o moral elevado e os objetivos claros.

É provável que outros assuntos apareçam quando escrever sobre os itens acima, mas por enquanto é só.

Aproveito para convidar a visitar o site do evento e torcer pelo sucesso, tanto da montagem, quando da operação:

http://www.rnp.br/wrnp/2010

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